“Una empresa que maneje sistemas SAP lo primero que debe hacer es planificar la reconversión monetaria en todo su ERP”, así lo afirma Edgar Parra, especialista en sistema SAP, y agrega que entre esos cambios se debe evaluar el cambio de la moneda transaccional a través de la opción de moneda dual y luego realizar la reconversión de la moneda de la sociedad o moneda local.
“Se deben reconvertir los valores históricos y la otra opción es crear o configurar en el sistema una nueva sociedad. Esta segunda opción conlleva mucho trabajo adicional, hay que pasar todos los saldos de la sociedad actual a la nueva sociedad reconvirtiendo sus valores a la nueva moneda, también se deben convertir las partidas abiertas. Es decir todas las cuentas por cobrar, por pagar, mas todos los saldos que se tengan, hay que convertirlos. Si se tiene nómina, el proceso de reconversión de la nómina es muy diferente debido a la manera que opera la nómina dentro de SAP y por las consideraciones legales que se deben hacer aun cuando se cambie la moneda”, explica el especialista.
Señala que, por ejemplo, si existiera un litigio con un trabajador y el tribunal pide que se emita un recibo de pago antes de la reconversión, ese recibo debe estar emitido con el cono monetario anterior. “Para que eso opere de esa forma, el sistema trabaja distinto, ya no hay una reconversión histórica, sino que hay un proceso de reconversión donde el sueldo, las deducciones y todos los elementos que constituyen una nómina comienzan a operar con la nueva moneda ”.
Parra comenta que para que esto suceda se deben ejecutar un conjunto de programas de la herramienta de reconversión SAP HCM, que hacen lo que se denomina “condiciones de nómina”, donde activan un nuevo registro de validez de esos conceptos de nómina a partir de la nueva fecha. Indica que todos los cambios que deben hacerse en el sistema pasan por una reconversión, ya que tales cambios sólo pueden llevarse a cabo mediante el uso de las herramientas de reconversión proporcionadas por SAP.
“Lo que SAP recomienda es que en todos los casos se debe hacer un copia del sistema productivo, hacer el proceso de reconversión en esa copia, probar con los usuarios asignados al proyecto y validar que todos los importes monetarios se han convertido adecuadamente.. Una completado este ciclo de reconversión y pruebas, la recomendación es repetirlo tres veces se hacen los ajustes en los elementos requeridos e identificados por la herramienta y se registran los tiempos que se toma un proceso de reconversión para hacerlo en productivo, de esta manera se determina el tiempo que va a requerir de suspensión del sistema durante la reconversión en el sistema productivo”.